Budget en KPI – plan versus actuals

Ieder bedrijf heeft zijn eigen opzet van financiën en afdelingen. Als supply chain organisatie vallen je kosten onder Cost of Goods Sold, wat inhoud dat al je kosten en besparingen direct invloed op het resultaat hebben. Ik gebruik de boekhouding ook voor het bijhouden van gedetailleerde informatie over performance. Daar waar nodig vraag ik om subledgers of overleg ik over boekingsmethoden om de juiste informatie te verzamelen en elders weer in te zetten.

Een voorbeeld. Outbound freight, alle facturen voor uitgaande vracht komen op één account. Maar hoe verdeel ik dat over de verschillende verkoop kanalen? En is dat relevant? Het gaat erom dat je goed registreert om vervolgens een juiste analyse te kunnen maken. In dit voorbeeld wilde ik een duidelijk onderscheid naar landen en per kanaal om met mijn interne klanten over service en kosten te kunnen spreken.

Naast financiële prestaties zijn er eindeloos veel mogelijke KPI’s – Key Performance Indicators. Meten is weten, maar bijhouden wat relevant is, is een kunst.

Ik kijk naar de bedrijfsdoelstellingen en de afgeleide afdelingsdoelstellingen. Deze moeten allemaal objectief meetbaar zijn. Een frequent overleg over Budget/Forecast versus Actuals, en een juist rapportage structuur helpen om strak te kunnen sturen.